Bilaga 2:

SFTI Sveorder
– komplettering med enkel faktura

Allmänt om elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering förutsätter köparens godkännande, inkl att leverantören meddelats uppgift om accepterad standard(version) och elektronisk mottagningsadress.

Förutom explicit dokumentation i (ram-)avtal eller motsvarande kan sådant godkännande anses föreligga om

• om leverantören tidigare har fakturerat köparen på detta sätt och fått betalning, eller
• om köparen genom brev eller annat sätt har erbjudit leverantören att e-fakturera (not – initiativet kan mycket väl ha kommit från leverantören genom förfrågan), eller
• om köparen i ordern ber om att få elektronisk faktura enligt viss standard.

Fakturering vid beställning med Sveorder

När någon av situationerna ovan föreligger, och leverantören har en lösning för avtalad eller av köparen föreslagen fakturastandard, skall leverantören använda elektronisk fakturering. I övriga fall antas leverantören fakturera traditionellt, dvs med faktura på papper.

När parterna meddelar intresse av, respektive väljer att använda, elektronisk fakturering förutsätts att lösningarna även klarar av eventuell hantering av kreditnota. När parter vill börja tillämpa elektronisk fakturering är finns flera kandidatstandarder som kan användas, men Svefaktura bör undersökas i första hand då dess införandeprocess är relativt enkel.

Eftersom både beställningar och fakturor med den beskrivna ansatsen kan komma att användas blandat i elektronisk form och på papper är det väsentligt att systemlösningarna utformas så att dubbletter (papper och/eller elektroniska) så långt möjligt fångas upp/flaggas med automatik. Exempelvis kan kravet på användning av beställarreferens (motsv) för att styra fakturor till rätt handläggare underlätta detta.

Relation mellan order och elektronisk faktura

Under uppbyggnadsskedet kommer många att handlägga de elektroniska meddelandena manuellt. Det är dock viktigt att göra förberedelserna så att automatiseringsgraden kan ökas utan att processen parterna emellan behöver ändras. Tänk speciellt på

• Villkoren inkl priser skall läggas fast senast vid beställningen, så att köparen kan inrikta sitt arbetssätt mot förkontering och beställningsattest.
• För enklaste matchning skall faktura utställas per order eller delleverans inom order. Samlingsfaktura skall undvikas och får används enbart efter överenskommelse.

Observera att orderns rader kan behöva delas upp eller slås samman, vilket innebär att orderraderna inte nödvändigtvis måste vara identiska med raderna i fakturan. För att underlätta fakturakontroll vid många rader bör leverantören eftersträva att ordningsföljden enligt ordern väsentligen bibehålls i fakturan.

Fakturamottagning

För att underlätta köparens fakturahantering skall följande åtgärder vara förberedda.

– Koppling mellan meddelanden om ordernummer finns

Om köparen skapat en elektronisk rekvisition/beställning i sitt inköpssystem förutsätts detta kunna matcha ordernummer enligt fakturan mot relevant order. Finns även orderns radnummer angivna i fakturan bör mottagarsystemet även kunna matcha orderrader.

Koppling av ordernummer:

Hämtas från:
- Sveorder	Order. Identifier
För placering i:
- Pappersfaktura	Utskrivet ordernummer i fakturahuvudet
- Svefaktura	Ordernr (InvoiceLine/OrderLineReference/OrderReference/BuyersID)
- Fulltextfaktura	T0047 Referens till avrop (placerad i SG1/RFF+ON och SG29/RFF+ON)
- …

Koppling av orderradnummer (i förekommande fall):

Hämtas från:
Sveorder	Order. OrderLine. LineItem. Identifier
För placering i:
- Pappersfaktura	Utskrivet orderradnummer på fakturarad (valfri uppgift)
- Svefaktura	Orderrad (InvoiceLine/OrderLineReference/BuyersLineID)
- Fulltextfaktura	T0088 Referens till avropsrad (placerad i SG29/RFF+ON)
- …

Givet dessa matchningsmöjligheter finns potential att automatisera fakturakontrollen, inklusive förfarande för attest och betalning i enlighet med i förväg definierade kriterier.

– Instyrning till handläggare

För de fall där köparen saknar inköpssystem, eller när köp görs utan registrering i förväg, är minimikravet att fakturan skall kunna styras till rätt handläggare för manuell kontroll. Nödvändiga uppgifter för instyrningen kan antingen hämtas från beställningen eller finnas avtalade.

Identifiering av handläggare/handläggande enhet:

Hämtas från:
- Sveorder	Beställarreferens (i element Order. Originator_ DocumentReference. DocumentReference. Identifier)
- Avtalad regel	Parterna kan ha avtalat stående regel för hur beställarreferensen skall skapas.
För placering i:
- Pappersfaktura	Utskriven beställarreferens (motsv) i fakturahuvudet
- Svefaktura	Beställarreferens 1 (RequisitionistDocumentReference #1)
- Fulltextfaktura	T2003 Köparens referens (placerad i SG1/RFF+CR)
- …

Identifiering av konteringsstyrning (i förkommande fall):

Hämtas från:
- Sveorder	Kostnadsställe (i element Order. AccountingCost. Text)
- Avtalad regel	Parterna kan ha avtalat stående regel för hur konteringsstyrning skall skapas.
För placering i:
- Pappersfaktura	Utskrivet kostnadsställe (motsv) i fakturahuvudet
- Svefaktura	Beställarreferens 2 (RequisitionistDocumentReference #2)
- Fulltextfaktura	SFTI9 Konteringsreferens (placerad i SG1/RFF+AOU)
- …